כולנו מכירים את זה, קיבלנו תקציב לאירוע, עשינו ישיבות והחלטנו על מבנה לאירוע, קיבלנו אישור מההנהלה, פנינו לחברת הפקה, מצאנו מקום, אמן, עשינו טעימות ואט אט נסגר לפנינו אירוע מעולה, כזה שנבנה בול לתמהיל העובדים שלכם. עכשיו הגענו לאחד החלקים המאתגרים בפרוייקט – איך מעודדים את העובדים להגיע לאירוע?
אז האמת, ישנם מספר רב של פרמטרים ודרכים לגרום לעובדים להגיע לאירוע חברה, חלקם ידועים יותר, חלקם ידועים פחות, יש כאלה שלא דורשים מאמץ, ויש כאלה שצריכים הרבה עבודה בתוך הארגון. מנסיוננו כל מרכיב באירוע תורם בדרכו ומשפיע על החלטת העובד היחיד אם להגיע או לא. לדוגמה אם מדובר באירוע קיץ למשפחות הכולל יום כיף בפארק מים, עם הופעות לילדים וסדנאות – הצעירים הרווקים בחברה ירגישו שאין להם מה לעשות באירוע ויוותרו על ההגעה, לעומת זאת אם מדובר במסיבה אלקטרונית עם סקאזי שמתחילה בתשע בערב ונגמרת באמצע הלילה – הורים לילדים יחשבו פעמיים אם להגיע היות וזה דורש מציאת בייביסיטר ושינה מועטה עוד יותר מהרגיל.
עוד לא נערך אירוע החברה שהגיעו אליו 100% מהעובדים. עם זאת לכל חברה ישנה תרבות ארגונית מובנת שמשפיעה על אחוז ההגעה לאירועים. ככל שהחברה קטנה יותר ובייחוד עם חברות עם מספר עובדים הקטן מ 1,000 אחוז ההגעה לאירועים גדול ויכול להגיע אף ל 90%. ככל שהחברה גדלה, אחוז ההגעה מושפע מכך והולך וקטן, חברות מאוד גדולות יכולות להגיע ל 50% הגעה ממוצע לאירוע. כמו כן, ישנן חברות עם תרבות "משפחתית" בהן אי הגעה לאירוע עשויה להתפרש כ"הברזה" לעומת חברות אשר מעודדות את העובדים לפעילות בזמנן הפנוי אשר העובד אינו מרגש מחוייב למקום העבודה לאחר שעות העבודה המקובלות.
אז אספנו לכבודתכם כמה טיפים מהנסיון שלנו ל"איך מביאים עובדים לאירוע", שנסו עיניים ובואו נצלול לתורה החשובה הזו:
1. עניין של פרסום
אין דרך טבעית יותר מלהתחיל בגורם שהשפעתו הכי ישירה על העובדים – פרסום האירוע. רוב החברות עובדות היום באמצעות מיילים בלבד (אחרי הכל, אנחנו ב 2016) ולפי הפורמט המוכר: מייל Save the date, אחריו מייל פרסום האירוע עם כל הפרטים ולסיום מייל תזכורת.
האמת, בעולם של היום, 3 מיילים לפרסום, זהו מספר נמוך מאוד בהתתחשב בכמה פרמטרים: עובד ממוצע מקבל בין עשרות
למאות מיילים ביום – זמנו מועט מכדי להקדיש תשומת לב לכל מייל והוא מנסה למקד את קריאת המיילים למיילים הקשורים באופן ישיר לעבודתו. מצד שני מאותה סיבה ממש של ריבוי מיילים, שליחת מיילים מוגברת עלולה ליצור אנטיגוניזם ולקשור את הפרסומים עם "דואר זבל". אז מה עושים? צריך לשמור על התבנית של 3-4 מיילים לגבי אירוע אבל אפשר למקסם אותם בכמה דרכים:
בחירת כותרת קצרה וקולעת – בחרו משפט שאי אפשר להתעלם ממנו לנושא המייל, כזה שקורא לפעולה, כזה שאתם יודעים שהעובדים שלכם יהיו חייבים לראות מה יש במייל. לדוגמה: האמן המופיע שלכם זה שלמה ארצי, כותרת המייל "ישראל בע"מ חוגגים עם שלמה ארצי" יכול להיות טוב מאוד, קצר ומובן. במקרה של אירוע שחוזר כל שנה וכולם יודעים שהוא מוצלח "אירוע פורים חוזר ובגדול" גם פשוט והרבה פעמים הפשוט עובד טוב. אירוע משפחות בספארי: "ישראל בע"מ מפנקת את הילדים שלכם בספארי" – טוב, הבנתם את הפרנציפ.
היום כמעט בכל חברה ישנו פורטל מיוחד לעובדים במערכת הפנים ארגונית – מומלץ להעלות באנרים פרסומיים מיוחדים לאירוע, עם לוגו אירוע ושורת מחץ. לחיצה על הבאנר יכולה להביא לדף עם תוכן זהה למיילים או לדף הרשמה.
תתפסו את תשומת הלב של העובדים במקומות הפחות שגרתיים, זה יכול להתחיל מפוסטר בפינת קפה או פרסום בפלאזמה בלובי המעליות, אבל יכול להמשיך עם הרבה הפתעות קטנות: מפיות בחדר אוכל, מדבקה למסך בקיוביק, ליינאפ שירים של האמן בחדר אוכל, פרסום בשירותי העובדים, באנר בחניה ועוד הרבה פתרונות שיגרמו לעובדים להיחשף לקיום האירוע ולהזכיר להם להירשם ולהגיע.
פרסום "גרילה" – פרסום איכותי אמיתי עם תוכנית פרסומית שתגרום לאירוע להיות נושא שיחה של ממש. מתחילים בטיזרים, אולי בפלזמות בלובי המעליות ואולי עם QR קוד בפינות אסטרטגיות במשרדים שלידו כתוב "סרקו אותי" שיוביל לסרטון שעושה טיזינג ולא אומר ממש מה קורה. ממשיכים עם פרסום טיפה יותר פורמלי לגבי האירוע, עם תאריך ובלי פרטים וכך ממשיכים אט אט עם חשיפת יותר ויותר פרטים, כל פעם בדרך שונה ובאמצעים שונים כדי לגרום לעובדים להיות חלק מחווית הפרסום.
כמה נקודות חשובות אחרונות בעניין פרסום: כולנו יודעים שהכל מתחיל ונגמר בתקציב – פנו מקום בתקציב האירוע לפרסום. כלל שיעד האירוע הוא יותר גדול מבחינת כמות משתתפים ואחוז הגעה, עליכם להשקיע יותר בפרסום. זה מתחיל בעיצוב גרפי ממשיך בעבודות דפוס ויכול אף להגיע עד קופירייטר והפקת וידאו. הקו העיצובי והשפה הרעיונית צריכים להיות זהים מהפרסום הראשוני ביותר ועד האחרון.
2. תוכן - זה לא הקנקנן אלה מה שיש בתוכנו
אירוע לא מתחיל ונגמר בעיצוב הגרפי או עיצוב החלל – הכלל הידוע ביותר בבחירת תוכן לאירועים זה איך לבנות תוכן שיביא קהל. המקרה הקלאסי הוא כמובן בחירת אמן – "איזה אמן מתאים לעובדים?" (ומתאים לאירוע במסגרת התקציב הנתונה). הכלל החשוב כאן הוא כמובן: שימו את הטעם האישי בצד, ואם כבר, על הדרך שימו גם את האגו בצד. בחירת אמן צריכה להיות מטעמים מקצועיים בלבד, האמן צריך לענות על כמה פרמטרים חשובים:
האם הסגנון המוזיקלי שלו מתאים לקהל המיועד- לא להביא את חווה אלברשטיין למנהלי מוסכים כמו שלא נביא את מושיק עפיה לכנס קשישות יוצאות לודג'.
האם האמן מספיק מוכר? זמרים של להיט אחד מעולים לגלגלצ אבל לגמרי מבעסים במופע שלם. שלא נדבר על אמן נישה שרק חברי קבוצת הפייסבוק "אופנוענים אמיצים" מכירים אותו.
האם האמן מתאים לקוספט האירוע? באירוע בסגנון עתידני לא תביא את עוזי פוקס, לעומת זאת אירוע שנות ה -70 בלעדיו זה פספוס.
הכל כמובן תקף עם השינויים הנדרשים אם אתם מביאים הרצאה או מופע מיוחד ולא מופע מוזיקלי.
הפרמטר החשוב כאן שלא להוציא סכום גדול על אמן שיכול להיות מהמם ומדהים אבל סופו של דבר העובדים בחברתכם לא ילכו לראות אותו.
3. עניין של תרבות
תרבות אירגונית מאוד משפיעה על השתתפות העובדים באירועים, ישנם אירגוניים שנהוג בהם שהמנהלים מעודדים באופן פרו-אקטיבי את העובדים להגיע לכל אירוע, וישנם ארגוניים שבהם המנהלים בכלל אינם מעורבים באירועים ולא מנהלים שיח על כך עם העובדים.
במקרה זה, אם אתם מתחננים אירוע גדול וחשוב דברו עם ההנהלה, אספו את דרגות ניהול הביניים והמנהלים בדרג הזוטר, תציגו לפניהם את האירוע וגרמו להם לעודד את העובדים להגיע לאירוע. תופתעו עד כמה שיתוף המנהלים יכול להשפיע על אחוז ההופעה לאירוע.
4. עניין של זמן
נשמע דבר פשוט, לקבוע את שעת האירוע, ותאריך. אבל גם פה חשוב להכיר מי העובדים ןלאיזה אכלוסייה מייעדים את האירוע. אירוע משפחות בקיץ לא יוכל להתקיים בתקופת בין המצרים (כל שומרי המסורת לא יכלו להגיע), כמו שאירוע לסטודנטים לא יכול להתקיים בתקופת מבחנים. גם שעת האירוע תשפיע על ההגעה, הורים מחשבים את שעות הבייביסטר, ועובדים שמתגוררים רחוק מחשבים את זמן הנסיעה.
5. לוקיישן, לוקשיין, לוקיישן
בהחלט עניין, זה דבר אחד היכן המשרדים ממוקמים וזה דבר אחר לגמרי היכן העובדים גרים (מומלץ פעם להציא דו"ח "כתובת מגורים" וללמוד את הנושא). העובדים הגרים קרוב יותר למקום האירוע יראו נוכחות גבוהה יותר. לכן חשוב למצוא מקום המתאים למגבלות התקציב, לקוסנפט האירוע ושגם נמצא בגישה נוחה לרוב העובדים.
במהלך השנים למדנו כי בעניין המיקום קיים אפקט "האזור הפסיכולוגי", המשמעות היא שישנם מקומות שמבחינת המיקום נתפסים יותר קרובים או יותר רחוקים ממקומות אחרים שנמצאים באותו מרחק. לדוגמה לאנשים הגרים בתל אביב יתכן שנסיעה לקיסריה תראה פשוטה יותר מנסיעה למודיעין, למרות שהנסיעה למודיעין תהיה יותר קצרה. לכן, אנו ממליצים לקחת את האפקט הפיסכולוגי בחשבון.
אצבע על הדופק
עכשיו בנינו, יש עוד הרבה פרמטרים באירוע שישפיעו על אחוז ההגעה – המפתח כאן הוא "הכר את העובד", מאירוע לאירוע אפשר לראות את ההשפעה על העובדים וגם לשמוע פידבקים. אירוע עם אחוז הגעה גדול הוא הצלחה אמתית היות וכך הגעתם ונגעתם ביותר עובדים ובכך השפעתם באופן ישיר על חווית העובד ושביעות רצונו. והרי בסופו של יום, או יותר נכון אירוע, חיוך על פרצוף של עובד, בן או בת זוגו וילדהם זה הסיפוק הגדול ביותר שאפשר לקבל.